高效处理电子邮件方法的心得
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高效处理电子邮件方法的心得

高效处理电子邮件方法的心得

内容简介:每天要收到几封职场电子邮件,每天我也回几封职场电子邮件,慢慢地写职场电子邮件的时候,我会注意一些职场电子邮件良好的细节。小编就把职场电子邮件写法和大家分享一下。

首先说明一下,电子邮件只是一种工具,这种工具本来可以为我们带来便利的,但因我们使用不得当,不但没有带来便利,还严重影响了我们的正常工作,甚至导致我们工作效率下降,遇到这样的情况时如何解决呢?

在我服务过的四家企业中,都不同程度地用到电子邮件,少则每天一两封,多则每天上千封邮件。如何处理这些邮件有时就像处理来袭的马蜂一样,让人痛苦不堪。

1>选择与素质高的人进行邮件沟通。

与低素质、低水平的人沟通时就会产生代沟,您的理念与对方的理念不同时,很难产生共鸣,双方的立场不同导致的结果不同,您在邮件中讲的事情已经很清晰了对方还是不能理解或者理解错误。与这样的人沟通最简单有效的办法就是面对面讲话或电话沟通。少用文字性的材料。

2>写邮件时注意格式和内容。

邮件正文开始要写称呼,这表示对人的尊称。如果既不写 姓名又不写称谓,表示您在藐视对方。这是写邮件的大忌。很多朋友在邮件中与对方沟通,只一次就永远的没有回音了,就是没有称谓。这叫像结婚是为了生孩子, 但如果一见钟情的男女一见面就说“我们生孩子吧”,会有什么样的结果?

邮件要注意条理性。给对方写邮件时尽量用1>、2>、3>、4>等一条一条列清楚,每一条讲 什么内容,采用递进式展开,对方会觉得与您这样一样有内涵的人沟通是一件快乐的事。如果从头到尾讲了一大堆话,别人看不了来到底讲了什么,再多内容又有什 么用呢?穿五件破衣服和穿一件羊毛衫,给人的感觉与自己的感觉会有天壤之别。写邮件时千万别穿五件破衣服,尽量穿一件体面的羊毛衫。

对于邮件用语,要礼貌地用词,哪怕对方是您的下属,也尽可能地用“您”,而少用“你”,邮件中更不可以有轻浮的词语和 粗口的内容。需要对方配合时,要用“请”。人本身无贵贱之分,如果从邮件中体现贵贱,那只能说明您自以为高贵,而不把别人放在眼里,或者只是例行公事。这 样的邮件往往起到的是反作用。

给对方问题或提议、要求时,一定要告诉对方庆什么进修给予回复。当别人给自己的邮件中也有这样的提示时,自己应该每过 一段时间就向对方报告一次事态的进展情况。如果对方对自己的要求既没有提前告诉对方能否做,有什么困难,到期了对方不催促时还不报告对方,这是相当无礼的 举动。给对方一种不可信或不重合作的感觉。为了避免这种事情发生,自己最好随身带一小本记事本,把对方给自己的要求排成时间表,定期查看,总结与分析结 果。及时汇总处理。

邮件的结尾尽量给对方一些祝福或礼貌词语。这些事情可能需要花您一分钟的时间,但带来的效果却不是一分钱的结果。我在 招聘过程中,很多来面试者事先都会做题,我在发出试题时就用这样的方法,他们来面试完了无论结果如何,总要见见我。我其实人很丑陋,但就是因为比别人多做 了那么一点点功课,为企业提升了形象。同样地,与朋友交流时,这样做,您会得到更多高水平的朋友。

3>写邮件注意选择对象。

对于需要多人同时知会的邮件,需要在标题上注明“请全体知会”、“供参考”、“请在XX之前回复”等。对于重要的内 容,在标题上可注明一到五个不等的星星,如★★★★★☆☆☆☆☆,数量越多,代表越重要。对于无关的人,千万不要发邮件给他,一方面导致信息泄露,另一方 面,增加无关人员的工作量(阅读和处理邮件是需要花费时间的)。对仅需要知会就行了的人,应在邮件中注明“请XXX XXX知会”,请“XXX XXX在XX月XX日XX时XX分前回复”等。给不同的人写邮件时,应根据内容不同进行相应的措词。除非万不得已,否则建立不要搞邮件群发。当然,企业中 的通知、宣布政令等严肃的事情不在此列。

4>如何处理附件。

某些电子邮件在打开附件时需要花很长时间,这给邮件使用者带来时间的浪费。 为了避免这样的事情影响他人工作,建议在发送附件时,如果能直接复制后粘贴到邮件中的,如Word的DOC、DOCX类文档,EXCEL的XLS、 XLSX类文档,可以直接选中内容,复制和粘贴入邮件。但对于内容较多的附件,不建议使用此方法。

同时发送多个附件时,建议先将附件的名称做相应的修改或调整,以便对方归类存档,之后将其进行压缩,这样可以减少发送和接收的时间。

5>适时的邮件备份与分类。

现在的所有邮件都有备份与分类功能,对其进行分类备份是为了数据的安全性,也便于邮件的查询与后期归类处理。

当然,以上方案是我从工作中总结所得经验,由于工作的环境和接触的人不同,各位可使用的内容不尽相同,仅供参考。真诚的祝愿各位能通过邮件处理更多工作,使其更高效!

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